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Cómo proteger con contraseña: proteger mis documentos en mi equipo

Hay muchas maneras de proteger o limitar el acceso a un archivo en su computadora. Aplicaciones como MS Word, Open Office y MS Excel tienen una función de protección con contraseña que se encuentra en su configuración. Si no está convencido de la protección ofrecida, puede ocultar el documento en un archivo zip o en un programa de terceros que ofrezca protección mediante contraseña. Sólo recuerde hacer una copia de seguridad del archivo confidencial, en caso de que olvide su contraseña o en otras situaciones de emergencia.

Función de seguridad incorporada

La protección con contraseña es una función predeterminada de los programas utilizados para crear documentos. Acceder a ella es fácil, ya que sólo hay que buscarla en los menús. Si hace clic sin rumbo en los elementos de la barra de menús, seguramente se encontrará con la función de seguridad.

MS Word y MS Excel

La configuración del menú de los programas de MS Office es similar, por lo que la función de seguridad se encuentra prácticamente en la misma ubicación. Una vez dentro de la seguridad, puede establecer la contraseña para su documento. Asegúrate de usar una que sea difícil de descifrar, posiblemente números y letras aleatorios o algo que no esté relacionado contigo, así que adivinar la contraseña es casi imposible.

Procedimiento:

  1. Abra un nuevo documento en MS Word o MS Excel.
  2. Después de terminar el documento, haga clic en Herramientas, que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
  3. Seleccione Opciones. Aparecerá una pantalla más pequeña con varias pestañas.
  4. Haga clic en la pestaña Seguridad.
  5. Coloque las contraseñas correspondientes para abrir y modificar el archivo.
  6. Siga haciendo clic en Aceptar hasta que vuelva a su documento.

Además de colocar una contraseña, puede ocultar partes del documento cambiando su color de fuente a blanco. También puede activar los otros ajustes de seguridad para restringir totalmente el acceso a su archivo.

Archivos PDF

El archivo PDF, al ser una plataforma común para la creación de documentos, está dotado de una función de protección mediante contraseña. Además, su medida de seguridad puede ser reforzada aún más cuando es acoplada por programas de terceros. No es de extrañar que el formato PDF sea el preferido en profesiones en las que hay mucha confidencialidad.

Procedimiento:

  1. Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat Reader.
  2. Haga clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda de la pantalla.
  3. Seleccione Seguridad de documentos. Aparecerá otra pantalla.
  4. Haga clic en Opciones de seguridad y luego seleccione Seguridad de Acrobat Standard.
  5. Una vez hecho esto, marque la casilla al lado de «Password Required to Open Document.»
  6. Coloque su contraseña en el espacio provisto.
  7. En la misma pantalla, encontrará una opción para colocar una contraseña al modificar la primera contraseña o permisos. Proporcione una contraseña si lo desea.
  8. Haga clic en Aceptar. Aparecerá una pantalla pidiéndole que confirme ambas contraseñas.
  9. Vuelva a escribir ambas contraseñas. Tenga en cuenta que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que tenga cuidado.

Si desea reforzar la protección de la contraseña de Acrobat Reader, puede descargar programas de terceros en Internet para mayor seguridad. Estos programas le permiten encriptar el archivo y partes del documento fácilmente, además de proporcionar otra capa de protección con contraseña.

Protección mediante programas de compresión de datos

Algunos programas no sólo ofrecen protección mediante contraseña, sino que también comprimen archivos y carpetas, por lo que consumen menos espacio en el equipo. Los programas de compresión de datos son muy útiles, especialmente cuando se envían archivos por correo electrónico. Dadas sus características, puede enviar varios archivos y carpetas de forma segura, sin exceder el límite de adjuntos, en un solo mensaje de correo electrónico.

WinZip

Proteger documentos y carpetas con una contraseña es fácil con WinZip, uno de los principales programas de compresión de datos del mundo. Puede simplemente activar la función de contraseña cuando esté a punto de comprimir un lote de archivos. Una vez que los archivos están comprimidos, no se pueden abrir hasta que se proporcione la contraseña que usted estableció.

Procedimiento:

  1. Digamos que los archivos y carpetas que desea proteger con contraseña están en Mis Documentos. Haga doble clic en Mis documentos en el escritorio.
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en un archivo, que muestra una lista de opciones.
  3. Selecciona «Comprimir a.zip». Esto crea automáticamente una nueva carpeta zip.
  4. Haga clic con el botón derecho en otro archivo y luego seleccione Copiar.
  5. Vaya a la carpeta zip a través de WinZip y haga clic con el botón derecho del ratón en el espacio en blanco vacío (la sección donde se almacena el archivo de compresión). Seleccione Pegar.
  6. Repita los pasos 4 y 5 para todos los archivos y carpetas que desee comprimir y proteger con contraseña.
  7. Cuando todos los archivos estén dentro, seleccione Archivo en la parte superior izquierda de la pantalla de WinZip.
  8. Haga clic en Añadir una contraseña.
  9. Proporcione la contraseña de la carpeta Zip y confírmela.

Los archivos Zip son versátiles. Puede comprimir cualquier carpeta o archivo que elija, incluso la carpeta Mis documentos. Es una buena jugada cuando la memoria de su ordenador está casi llena, dadas las funciones de ahorro de espacio del archivo zip.

WinRar

WinRar, al igual que WinZip, comprime archivos y admite una amplia gama de extensiones de archivos. También puede restaurar archivos dañados y es más resistente a la corrupción de archivos que la mayoría de los programas de compresión de datos, lo que lo hace bastante popular. Lo mejor de todo es que puede obtenerlo gratis en Internet.

WinRar funciona igual que WinZip. El procedimiento para proteger los archivos con contraseña es exactamente el mismo, sólo usted tiene la opción de convertir la carpeta comprimida en un archivo RAR. WinRAR parece ser la mejor opción para la protección de la compresión de datos, ya que sus características de seguridad le dan una clara ventaja.

Para Servir y Proteger con Contraseña

La contraseña puede ser una forma básica de protección, pero a través de los años, ha demostrado ser un medio eficaz de seguridad de archivos. Además, adivinar correctamente una contraseña no es, por supuesto, una tarea fácil, por lo que es el medio utilizado para proteger su cuenta de correo electrónico o la información de su tarjeta de crédito. Proporcione a sus archivos la misma seguridad protegiéndolos con una contraseña.

Publicado en Abrir Archivos Rar

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